NL Unlimited

Blog over alles wat er in Nederland speelt

Blog

Tips om de perfecte vergaderlocatie te vinden!

Heb jij de opdracht van je baas gekregen om een geschikte vergaderlocatie te vinden voor een hele middag vergaderen? Er is veel aanbod op deze markt, dus ik snap dat je af en toe wel eens de kluts kwijt kunt raken. Daarom deel ik in deze blog een aantal tips om een geschikte vergaderlocatie Amsterdam te vinden. 

 

Schrijf de eisen op waaraan de locatie moet voldoen

Om te beginnen is het handig om een lijst te maken met al jouw (en die van je collega’s) eisen en wensen. Denk bijvoorbeeld aan ligging, faciliteiten, of er een catering aanwezig moet zijn etc. Ook is het natuurlijk belangrijk dat de door jouw gekozen datum beschikbaar moet zijn. 

 

Kijk op verzamelwebsites

Tegenwoordig heb je overal een website voor. Zo ook een website waarop je gemakkelijk adresjes kunt vinden waar je eventueel zou kunnen vergaderen. Een voorbeeld van zo’n website is Onemeeting. Via deze website kun je eenvoudig filteren op postcode, locatie of plaats. Vervolgens kun je aangeven wat de gelegenheid is. Hier kun je kiezen uit natuurlijk allemaal zakelijk opties. Er valt te denken aan bijvoorbeeld congressen, trainingen, vergaderingen, maar ook sollicitaties, presentaties of gewoon een zakelijke lunch. Vervolgens kun je de zoekopdracht nog verfijnen door allerlei extra filters toe te voegen: aanwezige faciliteiten, budget, aantal deelnemers, type locatie, review etc. Ik vind deze site een echte aanrader, omdat je binnen een mum van tijd de juiste locatie gevonden hebt! 

 

Let erop dat de locatie goed bereikbaar moet zijn

Misschien een van de belangrijkste dingen is dat het goed bereikbaar moet zijn. Dit was mijn eerst gemaakte fout bij het uitzoeken van een vergaderlocatie. Ik had namelijk een hele mooie plek gevonden ergens in de bossen van Amersfoort, maar er nooit bij stilgestaan dat er ook veel collega’s met het openbaar vervoer komen. Uiteindelijk is het wel helemaal gelukt doordat sommigen de andere collega’s konden ophalen, maar het is natuurlijk niet ideaal. 

 

Kies voor een locatie met catering mogelijkheden

Vroeger vonden wij, Nederlanders de lunch niet zo belangrijk. We deden dit liever even snel achter ons bureautje, zodat we snel weer verder konden met werk. Nu vinden we het steeds belangrijker om met elkaar te lunchen om het groepsgevoel te versterken en om ideeën op een ontspannen en leuke manier te bespreken. Kijk daarom of er een mogelijkheid tot catering aanwezig is op jouw locatie! Dit geeft een extra beleving aan het evenement en zo organiseer je gegarandeerd een leuke en productieve dag. 

 

Bekijk het totale kostenplaatje 

Alles moet natuurlijk wel in het kostenplaatje passen wat jij of jouw baas eerder voor ogen had. Een locatie huren kan al snel in de euro’s oplopen. Bedenk daarom van te voren een budget en overschrijd dit niet! 

 

Bezoek de locatie voor de vergadering 

Ook heel erg belangrijk is om de locatie te bezoeken voordat je het boekt. Op de foto kan het namelijk heel anders uitpakken dan je eigenlijk voor ogen hebt. En als je een vergadering gaat houden op een andere plek waar je veel geld voor betaald, wil je natuurlijk wel dat het perfect is.

Geef een reactie

Thema door Anders Norén